時間管理術～時間を味方につけよう～仕事で役立つタイムマネジメント
仕事をしていると、「気づいたら時間がなくなっていた」「締切直前になって慌ててしまった」という経験はありませんか？
仕事を長く続けるためには、仕事そのもののスキルだけでなく、時間を管理する力も重要です。
今回の就労プログラムでは、「時間管理術～時間を味方につけよう」をテーマに、仕事で必要となる時間の使い方について学びました。
時間管理は「予定を埋めること」ではない
時間管理というと、スケジュール帳に予定をたくさん書き込むことをイメージするかもしれません。
しかし、実際の仕事では予定どおりに進まないことも少なくありません。
急な仕事を頼まれたり、作業に予定以上の時間がかかったり、確認や修正が必要になったりすることもあります。
そのため大切なのは、
「何時から何をするか」だけではなく、「どのくらい時間が必要なのか」を考えること。
そして、予定外の出来事が起きても対応できるように、時間に余白を持たせることです。
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仕事にかかる時間を見積もる
プログラムでは、さまざまな仕事について「どのくらい時間がかかるか」を考えるワークを行いました。
例えば、書類を作成する場合でも、
- 必要な資料を準備する
- 内容を確認する
- 書類を作成する
- 見直す
- 修正する
- 上司などに確認してもらう
というように、実際には作成以外にも時間が必要です。
「30分で終わる」と思っていた仕事が、準備や確認まで含めると1時間かかることもあります。
正確な時間を見積もることは、仕事の計画を立てるうえで大切な力です。
「締切」から逆算する
仕事では、「いつまでに終わらせるか」を意識することも欠かせません。
例えば「金曜日の17時までに提出」という仕事があった場合、金曜日の夕方から始めるのではなく、
提出 → 最終確認 → 修正 → 作成 → 資料準備
というように、締切から逆算して考えます。
さらに、予定より時間がかかる可能性も考えて、早めに取りかかることも重要です。
「締切に間に合えばいい」ではなく、「余裕を持って提出できる状態にする」ことを意識することで、仕事の安定感も変わってきます。
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優先順位をつける
仕事が複数あるとき、「簡単な仕事から終わらせよう」と考えてしまうことがあります。
しかし、仕事では必ずしも簡単な仕事から取り組むのが正解とは限りません。
「締切が近いか」
「重要度が高いか」
「他の人の仕事に影響するか」
などを考えて、優先順位を決める必要があります。
何を先にやるべきか判断することも、時間管理の一部です。
予定が崩れたときこそ、時間管理の力が試される
仕事では、計画どおりに進まないことがあります。
急な依頼が入ったり、予定より作業に時間がかかったりすることもあります。
そこで大切なのが、
「予定を守る」だけではなく、「予定を組み直す」力です。
すべての予定をそのまま維持しようとすると、どこかで無理が生じます。
優先順位を見直し、「何を先にするか」「何を後回しにするか」「誰かに相談したほうがいいか」を判断することが必要になります。
時間を味方につける
時間は、誰にとっても1日24時間です。
だからこそ、時間管理では「もっと頑張る」ことよりも、限られた時間をどう使うかを考えることが重要です。
今回のプログラムを通して、
「自分は何に時間を使っているのか」
「仕事にはどれくらい時間が必要なのか」
「優先順位をどう決めるのか」
「予定が崩れたとき、どう対応するのか」
について考えました。
時間に追われるのではなく、時間の使い方を自分で考えられるようになる。
それは、就職後に安定して働くためにも役立つ大切なスキルです。
時間を敵にするのではなく、味方につける。
これからの仕事や日常生活でも、ぜひ意識していきたいですね。
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